(Gmail向け) 事務作業の時短になる機能を2つご紹介

今日は「(Gmail向け) 事務処理の時短になる機能を2つご紹介」

仕事をする上でまず準備するのがメールですよね。
独自ドメインだったりプロバイダーのメール、GmailやYahooといった無料のメールなど色々あります。
つい最近のYahooのメールトラブルのように数日止まってしまい
その間は何もできなかったーなんていう事が起きる可能性もある無料メールですが、どこでも読めて便利なんですよね。
Gmailを使っている方が多いので今日はGmailのちょっとしたコツを2つご紹介します。

『Gmail Labs』という便利なものがあるんです。

ブラウザ(今このブログを読むために使っているソフトの事です)でGmailを開いて右上に表示されているこのマークをクリックして「設定」画面を開くと

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メニューの中に「Labs」という項目があります。

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ここに書かれている通り試験的な機能なのですが
「送信取り消し」「返信定型文」など事務効率をアップする機能を使うことができます。

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(実際の画面を見るともっとありますよ^^)
「送信取り消し」はその名の通り、
メール作成途中に「間違って送っちゃった!(汗)」という時に
送信を取り消すことができます。
(受信タブで取り消せる時間を「5、10、20、30秒」から選べるようになっています)
(メールソフトやスマホでGmailを見ている場合はこの機能は使えないようです)

「返信定型文」は、メール文面のひな形を作ることができます。
サービスのお申込みや講座のお申込みのやり取りなど
同じ文面を何度もやり取りする時に役立ちます。

定型文の作り方は、新規メッセージ画面を表示して
登録したいメール文面を入力した後に
「右下の矢印→返信定型文→返信定型文を作成」をクリック

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定型文の名前をつける小さい画面が出てくるので
自分がわかりやすい名前をつけてOK

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メール本文に定型文を貼り付けたい時は
「右下の矢印→返信定型文→挿入の下の名前をクリック」します
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新規メール作成だけでなく、届いたメールに返信するときも
右下の矢印から同じように返信定型文を呼び出すことができます。

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いつもメモ帳に保存していたものをコピーしていたわ!
という方はぜひ挑戦してみてくださいね

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