無印良品のA3用紙も入れられる書類収納。保管にも保存にも愛用中です。

オーガナイズは「住居・生活・仕事・人生等あらゆるコト、モノを効果的に準備・計画・整えること」

自分にあったやり方で、自分が続けやすい方法で生活を整えていきましょう。

 

書類管理の肝は、「頻繁に動きのある書類」と「一時的に保管する書類」と「使わないけれど保存しておく必要がある書類」「不要な書類」を分けることから。

 

動きが激しい書類はあえてファイリングしない

頻繁に動きのある書類は用件別にクリアホルダーにまとめていることが多いですね。

提出する書類は、期限ぎりぎりに出したっけ?いつまでだっけ?といつまでも頭の中に残しておくのがモヤモヤするので受け取ったらすぐに提出するようにしています。

リビングにホワイトボードをかけて情報ステーションを作っているので、2カ月分のカレンダーや学年だより、給食だよりなど1ケ月の間によく目にするものはそこに貼るようにしていますね。

参考:2017年のカレンダーできました~

 

ファイリングする手間も面倒なのでクリアホルダーに投げ入れています(笑)

 

一時的な保管書類は出し入れしやすいことが大切

頻繁に目に入る必要もなく、一時的に手元に残しておく必要があるものや1年の中で数える程度の動きがあるもの

たとえば、この時期なら進学・進級に関わる書類や年に1回契約内容のお知らせなど入れ替えがある保険関係の書類は、無印良品のスリムポケットホルダーを愛用しています。

ポリプロピレン携帯に便利なスリムポケットホルダー A4・10ポケット(無印良品ネットストア)

使用例:保険書類の収納・整理方法をちょっとだけアップデートしました

 

このホルダーの好きなところは、

・入れやすく取り出しやすい(戻すのが苦手な私にぴったり!!)

・左右のページを使ってA3用紙も入れられる

 

日々手にする書類で似たようなグループのクリアホルダーが増えてきたら、このスリムポケットホルダーに入れ替えて管理することもよくあります。

もう少し改善を!と思う点は、10ポケットなので足りないなぁと思うことが時々あること。20ポケットもあると嬉しいですね。

 

よくある上から入れるタイプのホルダーは、静電気でくっついているのをあけるところから手間がかかってストレスMax! 戻すのが苦手な私には手間がかかりすぎるので、頻度が低い書類収納にも面倒で敬遠してしまいます。

 

あることがわかればいい保存書類の収納

家庭用の保存書類は手をかけずに置いておきたいけれど仕事用となるとそうもいきません。

そんな私を救ってくれたのがこれまた無印良品の「ポリプロピレンクリアホルダー・サイド収納」

ポリプロピレンクリアホルダー・サイド収納 A4・20ポケット(無印良品ネットストア)

 

私が苦手な上から入れるタイプのホルダーではなく、横から入れるので口が大きく上からよりは入れやすいですね。

とはいっても日々使うには入れづらいので、確定申告書類など動きがない書類の保存のために使っています。

 

20ポケットあるので12ケ月分の領収証も月別に分けて、総勘定元帳や請求書控えなどの書類を1年分まとめても大丈夫。

1年1ファイルでこのように収納しています。

確定申告書類の保存年限は7年(例:2018年分の申告をする2019年の2~3月から7年)なので、必要な年数分のホルダーも先に用意。

後から増えるとわかっているものは、最大量の目安をつけて先に確保しておくと、あとからスペースの確保のためにあわてなくていいですね。

いつまで保存しておくかもラベリングしておくとあとから調べたり思い出す手間が省けます。

 

書類関係や経理関係が本当に苦手でいつも後回しにしていた私が、なんとか確定申告を楽にするためにしている工夫は別の機会に記事にしようと思っています。

 

家庭用のほとんど動かない保管・保存書類(取扱い説明書や書類関係)は、できるだけ手間をかけずに管理できるように個別フォルダに放り込み方式で管理しています。

無印良品だと ペーパーホルダー A4サイズ用 や 発泡ポリプロピレン個別フォルダ A4用 ですね。

 

そろそろ無印良品週間が始まりそうですね

収納するファイルを用意する前に、どんな書類があるか分類してみましょう!

 

 

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